Polityka prywatności Energia Jutra Polska

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Energia Jutra Polska z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”, „my”).

1.2. Polityka ma zastosowanie do:

• klientów indywidualnych i biznesowych,
• użytkowników stron internetowych, formularzy online oraz profili w mediach społecznościowych prowadzonych przez Spółkę,
• kontrahentów oraz ich przedstawicieli,
• kandydatów do pracy,
• innych osób, których dane osobowe są przez nas przetwarzane w związku z działalnością w sektorze energetycznym.

1.3. Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami sektorowymi właściwymi dla branży energetycznej w Polsce.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Energia Jutra Polska działająca na terytorium Polski.

2.2. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych mogą się Państwo z nami skontaktować:

• listownie: na adres siedziby Spółki,
• e-mailowo: poprzez dedykowany adres kontaktowy wskazany na naszej stronie internetowej,
• telefonicznie: poprzez numer wskazany na naszej stronie internetowej.

2.3. Jeżeli powołany został Inspektor Ochrony Danych (IOD), dane kontaktowe IOD są publikowane na stronie internetowej Spółki. Kontakt z IOD można nawiązać we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z tym przetwarzaniem.

3. Zakres przetwarzanych danych

3.1. W zależności od rodzaju relacji z nami, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, nr PESEL (jeżeli jest wymagany przepisami), numer dokumentu tożsamości (w uzasadnionych przypadkach),
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu,
• dane dotyczące punktu poboru energii: adres, numer PPE, informacje o liczniku,
• dane dotyczące zużycia energii: odczyty liczników, prognozy zużycia, historia zużycia,
• dane dotyczące płatności i rozliczeń: numer rachunku bankowego, informacje o płatnościach, rozliczeniach, należnościach i zobowiązaniach,
• dane wynikające z korespondencji z nami: treść wiadomości, reklamacji, zgłoszeń serwisowych, nagrania rozmów telefonicznych w przypadku infolinii,
• dane dotyczące korzystania z naszych serwisów internetowych: adres IP, identyfikatory plików cookie, dane o aktywności na stronie,
• dane rekrutacyjne: CV, list motywacyjny, dane o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym i kwalifikacjach.

3.2. Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, rozpatrzenia reklamacji, spełnienia obowiązków prawnych lub realizacji innych usług, z których chcą Państwo korzystać.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

• zawarcie, realizacja i rozliczenie umów dotyczących sprzedaży i dostaw energii,
• obsługa zamówień, przyłączeń, zgłoszeń serwisowych,
• obsługa kont klienta i bieżący kontakt związany z umową.

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

• wystawianie i przechowywanie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej,
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów energetycznych, prawa podatkowego, rachunkowego oraz innych przepisów sektorowych,
• odpowiadanie na żądania uprawnionych organów administracji publicznej i sądów.

(c) Uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

• dochodzenie i obrona roszczeń,
• zapobieganie nadużyciom i zapewnienie bezpieczeństwa infrastruktury technicznej,
• monitorowanie jakości usług i obsługi klienta (w tym nagrywanie rozmów na infolinii, jeśli dotyczy),
• prowadzenie analiz biznesowych i statystyk (z uwzględnieniem możliwie daleko posuniętej anonimizacji lub pseudonimizacji),
• prowadzenie działań marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa.

(d) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO):

• przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• udział w programach lojalnościowych, konkursach, akcjach promocyjnych,
• przetwarzanie danych rekrutacyjnych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych, jeśli wyrażą Państwo na to zgodę.

(e) Rekrutacja (art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO oraz przepisy Kodeksu pracy):

• przeprowadzanie procesów rekrutacyjnych,
• weryfikacja kwalifikacji i predyspozycji kandydatów do pracy.

5. Odbiorcy danych

5.1. Państwa dane mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, prawne, doradcze, informatyczne, telekomunikacyjne, kurierskie, pocztowe, windykacyjne,
• operatorom systemów energetycznych i dystrybucyjnych, w zakresie niezbędnym do realizacji umów i obowiązków wynikających z prawa energetycznego,
• instytucjom finansowym, bankom, operatorom płatności – w związku z obsługą płatności,
• organom państwowym, sądom i innym podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa,
• innym spółkom powiązanym kapitałowo lub organizacyjnie ze Spółką, jeżeli jest to uzasadnione strukturą grupy i konieczne do celów organizacyjnych, rozliczeniowych lub raportowych.

5.2. Podmioty przetwarzające dane na podstawie powierzenia są zobowiązane do zapewnienia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych w celu ochrony danych oraz do zachowania poufności.

5.3. Dane co do zasady nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w wyjątkowych przypadkach będzie to konieczne, przekażemy dane wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO (np. standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony).

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem terminów przedawnienia roszczeń oraz obowiązków wynikających z przepisów prawa.

6.2. Przykładowe okresy przetwarzania:

• dane związane z wykonaniem umowy – przez czas trwania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z tą umową,
• dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została wyrażona,
• dane rekrutacyjne – przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na przyszłe rekrutacje – przez okres wskazany w klauzuli zgody lub do jej cofnięcia.

6.3. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (uzyskania informacji, czy i jakie dane przetwarzamy),
• prawo sprostowania danych (poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych),
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przez RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec działań marketingu bezpośredniego,
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

7.2. W celu skorzystania z powyższych prawa prosimy o kontakt z nami w sposób wskazany w części 2 niniejszej Polityki. Możemy poprosić o podanie informacji umożliwiających jednoznaczną identyfikację w celu ochrony danych przed dostępem osób nieuprawnionych.

7.3. Przysługuje Państwu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

8. Pliki cookie i technologie śledzące

8.1. Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookie oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony (tzw. cookies niezbędne),
• analizy ruchu na stronie i tworzenia statystyk (np. cookies analityczne),
• dostosowania treści i reklam do zainteresowań użytkownika (cookies marketingowe – wyłącznie za zgodą użytkownika, jeżeli jest wymagana).

8.2. Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlany jest komunikat dotyczący wykorzystania plików cookie. Użytkownik może zaakceptować wszystkie pliki, odrzucić część z nich lub samodzielnie skonfigurować ustawienia.

8.3. W każdej chwili możliwa jest zmiana ustawień plików cookie poprzez konfigurację przeglądarki internetowej lub narzędzi udostępnionych na stronie.

9. Bezpieczeństwo danych

9.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności:

• kontrolę dostępu do systemów i pomieszczeń,
• szyfrowanie wybranych kategorii danych i komunikacji,
• regularne kopie zapasowe,
• szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych,
• procedury na wypadek naruszenia ochrony danych.

9.2. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im obowiązków.

10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

10.1. Co do zasady nie podejmujemy wobec Państwa decyzji wywołujących skutki prawne w oparciu wyłącznie o zautomatyzowane przetwarzanie danych, w tym profilowanie.

10.2. Jeżeli w przyszłości zastosujemy mechanizmy profilowania lub zautomatyzowanego podejmowania decyzji, poinformujemy o tym odrębnie, wskazując zasady takiego przetwarzania, znaczenie i przewidywane konsekwencje dla osób, których dane dotyczą, a także przysługujące im prawa.

11. Zmiany Polityki prywatności

11.1. Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, technologii, zakresu świadczonych usług lub sposobu przetwarzania danych osobowych.

11.2. O istotnych zmianach Polityki będziemy informować poprzez odpowiedni komunikat na naszej stronie internetowej lub innym przyjętym kanałem komunikacji.

11.3. Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna w naszych biurach oraz na stronie internetowej Energia Jutra Polska.